Vous utilisez déjà ServiceNow dans votre entreprise et réfléchissez à implémenter les modules GRC (gouvernance, Risque et Conformité) ? Ce guide est fait pour vous !
En tant que consultants experts ServiceNow, nous vous recommandons de respecter 9 étapes clés pour installer avec succès ce nouveau module ServiceNow dans votre organisation. Comme nous sommes généreux, vous trouverez également à la fin de cet article 5 recommandations supplémentaires pour faciliter la mise en place de vos modules GRC.
9 étapes pour implémenter avec succès les modules GRC de ServiceNow
1. Identifier les besoins :
Avant d’implémenter les modules GRC de ServiceNow, il est essentiel de se pencher sur les exigences spécifiques de votre organisation et de déterminer quels modules GRC répondront le mieux à ces besoins. Une fois que vous avez compris ce dont votre organisation a besoin et que vous avez identifié les modules GRC qui peuvent le mieux répondre à ces exigences, il est temps de passer à l’étape suivante, qui consiste à définir un processus clair et cohérent pour implémenter les modules GRC. Dans ce processus, il est important de définir les rôles, responsabilités et tâches de chaque membre de l’équipe impliquée, de déterminer les outils et technologies à utiliser pour implémenter les modules GRC et d’identifier des indicateurs pour évaluer le succès des projets GRC.
2. Obtenir une licence ServiceNow :
Pour mettre en œuvre des modules GRC, vous devez acquérir une licence ServiceNow. Si vous avez déjà un abonnement ServiceNow, vous devez vérifier si celui-ci inclut les modules GRC dont vous avez besoin. Si votre licence est insuffisante, vous devrez peut-être acheter une nouvelle licence ServiceNow pour ajouter les modules GRC requis. De plus, vous devrez peut-être acheter des licences supplémentaires pour les utilisateurs supplémentaires que vous souhaitez ajouter à votre environnement ServiceNow. Vous devez donc évaluer attentivement votre licence ServiceNow et vérifier si elle répond à vos besoins en matière de modules GRC avant de procéder à son implémentation.
3. Planifier l’implémentation :
Planifiez le processus d’implémentation en identifiant les ressources nécessaires, en déterminant les étapes et les tâches à accomplir, en créant un calendrier de projet détaillé et en définissant des indicateurs pour mesurer le progrès et le succès. Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont conscientes et impliquées dans le processus et que les objectifs sont explicitement définis et communiqués. Identifiez les outils et technologies qui peuvent aider à faciliter et à soutenir le processus d’implémentation. Définissez des mécanismes de suivi et de surveillance du processus afin de s’assurer que vous restez sur la bonne voie. Surveillez et évaluez constamment la mise en œuvre pour garantir que le processus atteint les résultats escomptés.
4. Configurer l’instance ServiceNow :
Configurez votre instance ServiceNow pour activer les modules GRC que vous prévoyez d’implémenter. Il s’agit d’un processus important pour garantir la sécurité et le respect des normes réglementaires. Cela inclut la mise en place des contrôles d’accès pour s’assurer que les utilisateurs ne puissent accéder qu’aux zones autorisées. La mise en place de mesures de sécurité pour protéger les données sensibles et la définition des rôles d’utilisateur pour déterminer quelles fonctionnalités les utilisateurs peuvent ou non accéder. Toutes ces étapes sont essentielles à la mise en œuvre correcte des modules GRC et à la protection des données et des actifs de l’entreprise.
5. Configurer les modules GRC :
Vous devez configurer chaque module GRC identifié comme essentiel. Cela comprend la définition des processus de risque, de conformité et d’audit, ainsi que des flux de travail et des formulaires appropriés. Vous devez vous assurer que les processus sont clairement définis et documentés, et que les flux de travail et les formulaires sont actualisés et adaptés à l’évolution de l’environnement opérationnel. Vous devez également évaluer périodiquement les processus pour vous assurer qu’ils sont optimisés pour répondre aux exigences actuelles et futures.
6. Intégrer d’autres systèmes :
Si nécessaire, intégrez les modules GRC ServiceNow avec d’autres systèmes, tels que votre ERP, CRM ou systèmes financiers. Cela améliorera votre efficacité en vous permettant d’accéder à des informations à jour et à des données analytiques pertinentes, à mesure que votre entreprise grandit et se développe. L’intégration avec d’autres systèmes permet par ailleurs de simplifier le suivi et la prise de décision. Ainsi, vous aurez accès à une meilleure visibilité des données sur l’ensemble de votre organisation, ce qui vous aidera à mieux comprendre les risques et à prendre des mesures plus efficaces pour les gérer.
7. Tester et valider :
Testez et validez l’implémentation pour vous assurer qu’elle répond à vos exigences, que tous les modules fonctionnent comme prévu et que le processus d’implémentation soit entièrement optimisé. Vérifiez que tous les formulaires sont remplis correctement, que toutes les connexions sont établies et que les informations sont transmises de manière fiable. Assurez-vous que les mises à jour et les correctifs sont appliqués correctement et que les fonctionnalités et les performances requises sont fournies. De plus, vous devrez vous assurer que vous avez mis en œuvre tous les contrôles de sécurité nécessaires pour garantir que le système est exempt de vulnérabilités et de failles de sécurité.
8. Formation et documentation :
Fournissez une formation aux utilisateurs concernés afin de vous assurer qu’ils ont les connaissances nécessaires pour utiliser et maintenir efficacement les modules GRC ServiceNow. Créez une documentation détaillée pour soutenir l’utilisation et la maintenance des modules GRC ServiceNow, fournissant des détails sur les fonctionnalités, les processus et les exigences. Cela peut inclure des tutoriels étape par étape sur l’utilisation et la maintenance des modules, des vidéos explicatives ou des documents d’aide qui peuvent être consultés pour obtenir des informations et des conseils supplémentaires. La formation et la documentation doivent être mises à jour régulièrement pour s’assurer qu’elles sont à jour et conformes aux meilleures pratiques.
9. Go-live :
Pour vous assurer que vos modules GRC ServiceNow fonctionnent de manière optimale, vous devez les lancer et surveiller attentivement leur performance. En d’autres termes, il est essentiel de surveiller régulièrement leur exécution pour vérifier qu’ils s’exécutent correctement et qu’ils ne rencontrent aucun problème d’exécution. De plus, vous devez vous assurer que leurs performances sont à la hauteur et répondent aux spécifications requises. C’est pourquoi il est important de surveiller leurs performances de manière proactive et régulière, afin de veiller à ce qu’ils fonctionnent toujours de manière optimale.
Nos 5 recommandations bonus pour faciliter votre projet d’implémentation GRC
- Gestion des données : assurez-vous que toutes les données entrées dans les modules GRC ServiceNow sont précises et à jour. Cela inclut la mise en place de processus de gestion des données et des audits de données réguliers pour maintenir l’intégrité des données et pour s’assurer que toutes les informations sont à jour et exactes. Les audits de données peuvent également aider à détecter les erreurs et à déterminer les problèmes qui pourraient affecter les données d’entrée. Il est important de noter que les processus et les audits de données peuvent être réalisés au niveau local ou par des tiers, selon l’ampleur de la solution GRC ServiceNow et des risques associés.
- Personnalisation : Envisagez de personnaliser les modules GRC ServiceNow pour répondre aux besoins et aux exigences spécifiques de votre organisation. Cela peut inclure la personnalisation des formulaires, des rapports et des tableaux de bord afin de répondre à vos objectifs en matière de gouvernance, de risque et de conformité. En outre, vous pouvez modifier les paramètres pour vous assurer que les données sont correctement collectées et analysées, de sorte que vous pouvez prendre des décisions plus rapidement et plus efficacement. Les modules GRC ServiceNow offrent une solution complète pour gérer efficacement vos efforts de gouvernance, de risque et de conformité, en vous fournissant les informations dont vous avez besoin pour prendre les bonnes décisions et rester en conformité.
- Collaboration : Encouragez la collaboration entre différentes équipes et départements, en encourageant des conversations ouvertes et en créant des forums pour que toutes les parties prenantes partagent leurs points de vue et leurs idées. Assurez-vous que tous les participants comprennent les processus de gouvernance, de risque et de conformité et travaillent de concert pour atteindre des objectifs communs. Créez des moyens de surveiller la conformité avec les politiques et les processus, et mettez en place un suivi régulier pour vous assurer que les progrès sont faits et que les objectifs sont atteints.
- Amélioration continue : il est essentiel d’examiner régulièrement la performance des modules GRC ServiceNow et de procéder à des améliorations si nécessaire. Cela peut inclure la mise à jour des processus, l’affinement des flux de travail et l’intégration des commentaires des utilisateurs pour améliorer continuellement l’implémentation. Vous devez également veiller à ce que le contenu soit documenté et à ce que les nouvelles fonctionnalités soient testées avant leur mise en œuvre.
- Support et maintenance : pour garantir le succès continu de l’implémentation des modules GRC ServiceNow, assurez-vous que vous disposez des ressources nécessaires en matière de support et de maintenance. Cela peut inclure des mises à jour logicielles régulières, des sauvegardes système et un support technique, si nécessaire. De plus, pensez à vous assurer que votre équipe est formée concernant les outils et les processus disponibles pour gérer le système. Une fois que vous avez mis en place le système et qu’il est fonctionnel, pensez à évaluer régulièrement ses performances et à actualiser les modules GRC ServiceNow, si nécessaire, pour garantir le succès de l’implémentation durablement.
